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​陕西理工大学学籍档案归档管理办法
2017-05-15 15:31   审核人:

第一条 为了加强学籍档案的立卷和归档工作,更好地为学校教学工作服务,根据《中华人民共和国档案法》和有关法律法规,结合学校实际,制定本办法。

第二条 学籍档案是指学生自入学之日起,在受教育过程中形成的具有保存价值的各种形式的文字和电子文档。它是学生在校期间的学籍、成绩和毕(结)业等情况的重要凭证。

学籍档案应当永久保存。

第三条 学籍档案管理是学校教学管理工作的重要组成部分。学籍管理人员应以严谨负责的态度对学籍档案材料进行收集、整理,在规定时间内向学校档案馆移交。

第四条 对各教学单位、继续教育函授站(点)学籍资料管理要求、资料送审时间和程序可分别由教务处、研究生处、继续教育学院按照本办法规定予以规范。

第五条 学校档案馆对学籍档案的形成、归档进行业务指导。

第六条 本、专(高职)科生、继续教育学生学籍档案以班为单位立卷;研究生学籍档案以个人为单位立卷。

第七条 学籍档案的归档范围:

一、本、专(高职)科生、继续教育学生学籍档案归档范围:省招生部门审核盖章的新生录取名册、《学籍登记表》、《学生成绩档案表》。

二、研究生教学档案归档内容包括:

1.录取登记表;

2.学籍卡;

3.研究生课程培养计划;

4.中期考核表;

5.学位申请书;

6.学位论文评阅意见书;

7.学位论文答辩表决票;

8.授予学位决定;

9.实践考核表;

10.毕业生登记表;

11.学位论文;

12.其它有归档保存价值的材料。

第八条 归档材料要求:

一、填写档案盒封面及盒内归档文件目录时,一律用钢笔(蓝黑墨水或碳素墨水)书写,字迹要端正、清楚、准确;利用学籍管理软件打印成绩单时,左侧应当留出30mm的装订边距;

二、学籍变动(休学、退学、复学、转学、辅修、转系、转专业、出国、提前毕业等)情况要在学籍表中注明;

三、学籍表中的照片必须使用原件;

四、本、专(高职)科生的毕业审查和学位评定栏目中,要填写毕业证、学位证电子注册编码,并加盖教务处公章;

五、研究生学籍档案采取一人一盒的方式,要求:

1.应归档的文件材料必须收集齐全,纸质良好,字迹清晰,签字、印章、日期完备。

2.凡需保密的学位论文,应将申请保密备案表贴在印刷版论文的扉页上,并在论文封面的左上角注明保密等级。属于国家秘密的,按保密程度分秘密、机密、绝密,在保密期限内,档案馆按保密档案单独管理。属于知识产权保护的,确定为“内部”,在保护期内,档案馆按内部档案控制利用(一般仅限学位论文作者、导师以及有关工作部门查阅)。不属于以上情况的,应确定为“公开”。

3.盒内文件材料依归档目录顺序排列。

4.评阅意见书、表决票等多页而未装订成册的,需在左上角用订书机(使用不锈钢专用订书针)装订一针。

第九条 归档时间与归档单位:

1.归档时间:

新生录取名册应于招生当年的十二月底前归档;

研究生教学档案一般在学位论文答辩后及时整理,上半年答辩的于当年10月底前归档,下半年答辩的于当年寒假前归档。

本专(高职)科生、继续教育学生学籍档案应于学生毕业当年的十二月底前归档;有遗留问题的学生毕业一年内办理完毕,于下一学年初归档。

2.归档单位:

新生录取名册由招生就业处负责归档;

研究生学籍档案由研究生处立卷归档;

全日制本专(高职)科学生、挂靠院校学生学籍档案由教务处负责立卷归档;

继续教育学生学籍档案由继续教育学院负责立卷归档。

第十条 本办法自公布之日起执行,档案馆负责解释。

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查档电话:0916-2641537