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陕西理工大学档案实体分类法
2017-05-17 15:43   审核人:

一、编制说明

(一)为了更好地贯彻实施《高等学校档案实体分类法》以及《高等学校档案工作规范》,实现我校档案分类、编号、排架、检索等工作标准化、规范化,更好地为教学、科研、管理等项工作服务,特制定本办法。

(二)本办法以辩证唯物主义为指导,结合我校档案工作的历史、现状和发展前景而编制,既要求有较强的思想性、科学性和适应性,又要求符合我校的客观实际,是各类档案分类编号、实行科学管理的依据。

(三)本分类法由编制说明、主表、辅表三部分组成。主表是分类法的主体,由类目、标识符号、注释等组成。档号的结构、模式以及档案的实体排架均以《高等学校档案实体分类法》为依据。

(四)一级类目是我校档案实体分类的最高层位,包括党群、行政、教学、科研、产品、基建、设备、出版、外事、财会和学生十一大类,其标识符号采用类目名称主词汉语拼音的第一个字母。

(五)二级类目原则上按《高等学校档案实体分类法》的规定设置,个别类目有所变通。依次从“11、12、……99”排列。

(六)档号由年度号—分类号—案卷号组成。标识到文件级的,在案卷号后加件号,符号中间用“—”连接。

1.分类号是档号的主体,一般由一级、二级类目组成,学籍、学位等数量较多的档案可标识到三级类目。

   2.案卷号按所选择的分类号中最下位类顺序编码。因案卷的数量不一,案卷号可不限级数。

(七)档案按照档号排架,根据我校档案案卷的实际情况及库房条件,从维护档案的整体性和方便查找出发,采用类目——年代的排架方法。按文件的重要性,参照《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作归档范围》序号结合保管期限及时间顺序排架,教学类中的学籍、学位档案按院系、专业分别排列。

(八)交叉问题的处理

   1.涉及全校、全局性的档案材料,归入党群类或行政类综合部分保存,其余的均归入相应门类档案中保存。

2.党群、行政类档案之间相互交叉的材料,交叉材料一律归党群保存。上级党组织和本校党委形成的但属于行政职能的材料,一律归党群类保存,突出党管全局的特点(教代会、校史材料、校庆材料除外)。

3.涉及经费管理、经费分配计划、经费预决算等材料一律归财会类档案保存。

4.多项基建工程或多项科研项目共用一套文件(请示、批复、图纸等)时,共用材料原则上首项项目保存原件,其它项目存复印件。

5.制度汇编:各单位制定的管理制度、办法,应统一归在其主要职能的一个类目中(不论该单位的制度是装订成册,还是单份文件)。

6.学生处形成的有关学生管理如违纪、学生死亡等学生管理工作中形成的材料(不含学生思想政治工作材料)一律归教学档案的学籍类保存。

7.除组织部、人事处批准的机构外,各处室自己设立的内部机构(已正常运行)形成的材料,原则上归自己主要工作职能类中保存。

二、主表(十一大类档案)

DQ党群  主要包括党群部门工作中形成的文件材料

11  党务综合          党政办 各党总支

12  纪检              纪委、监察

13  组织              组织部、党校

14  宣传教育          宣传部  学工部   学生思想政治工作材料入此

15  统战              统战部

16  工会              工会    妇女工作材料

17  团委              团委    学生社团活动材料

18  保密              保密办  保密管理工作材料

XZ行政  主要包括行政职能部门(教务、科研、产业、基建、设备、外事、财务等部门除外)工作中形成的文件材料。

11  综合            学校评估、教代会、校史和院、系、所等单位综合材料入此。

12  人事             人事处

13   监察审计        监察处、审计处

14  武装保卫         保卫处

15  总务         资产管理处综合及房屋管理材料、后勤管理处、后勤集团、爱卫会、计生办、校医院

16  档案、图书   档案馆、图书馆

17  校友         校友会            

JX教学  主要包括教学管理和教学实践中形成的文件材料

11  综合     教学综合管理文件、教学评估、优秀教学评奖、运动会材料等

12  学科、专业与实验室建设

13  招生     招生工作文件、录取名册、委培合同、研究生入学试题等

14  学籍     学籍卡、成绩单、学籍变更及学生奖惩材料

15  课堂教学与实践教学    教学计划、大纲、课表、校历、试题库、教学实习材料等

16  学位工作

1611 学位综合(管理文件、授予清册等)

1612 硕士学位评审材料、学位论文等

1613 本科生优秀学士学位论文

17   毕业生工作    毕业分配方案、协议、派遣名册、毕业证领取登记、学历证书电子注册、毕业生信息反馈

18  教材          自编或主编教材、各专业使用教材目录、优秀教材评选材料

KY科研  主要包括科学研究管理和科研实践活动中形成的文件材料。

11  综合            科技处综合材料

12  校级项目        校级科研项目材料

1211  校级项目开题材料

1212  校级项目结题材料

13  厅局级项目      厅局级科研项目材料

1311  厅局级项目开题材料

1312  厅局级项目结题材料

14  省部级项目      省部级科研项目材料

1411  省部级项目开题材料

1412  省部级项目结题材料

15  国家级项目      国家级科研项目材料

1511  国家级项目开题材料

1512  国家级项目结题材料

16  其他(横向项目)

CP产品生产        主要包括产品生产、科技开发管理及其活动中形成的文件材料。

11  综合           产业开发处综合材料

12  项目           产品项目或科技开发实体材料

JJ基建  主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。

11  综合          基建处综合材料

【12】  项目     立项的单项工程成套材料(按单项工程设置类目)

SB设备  主要包括仪器设备工作管理和仪器设备购置、使用、维修改造中形成的材料。

11  综合        国有资产管理处设备管理材料

12  项目        建档范围内的设备购置、使用、维修等成套材料

(随机文件材料由使用单位保管)

CB出版  主要包括出版工作管理和出版活动过程中形成的文件材料。

11  综合

12  报纸      校报编辑部及其他部门编辑出版的报纸

13  刊物      学报编辑部、教科所及其他部门编辑出版的正式刊物

14  书稿      

WS外事  主要包括外事工作管理和外事活动中形成的各种文件材料。

11  综合        外事工作管理性文件、国际交流与合作处综合材料

12  出国(境)   出国(境)考察、访问、开会、讲学、比赛等审批及有关业务材料

13  来校         邀请、聘请外籍机构或人士来校参观、讲学等审批及有关业务材料

14  国际合作与会议    国际合作与交流项目协议、合同、备忘录及国际学术会议材料

15  外国留学生工作    

CK财会  主要包括财务工作管理和会计核算过程中形成的文件材料。

11  综合          财务处综合材料

12  会计报表      决算报表、预算会计报表及各种统计表

13  会计帐簿      总帐、明细帐、日记账、现金账、银行存款帐等

14  会计凭证      各种原始凭证、记帐凭证(为便于鉴定销毁单独排架)

15  工资清册      工资发放名册、奖金、津贴、助学金发放名册等

XS学生个人档案

按院(系)、专业、学号设置

    三、辅表

TZ    特殊载体档案(其它载体档案)

11   综合

12   照片

13   录音带

14   录像带

15   幻灯片

16   磁盘

17   影视胶片

18   缩微胶片

19   光盘

21   移动硬盘

22   证书、奖状、奖牌、锦旗、奖杯等

23   礼品字画  国内外来宾、兄弟院校、校友等赠送我校的具有永久收藏价值的礼品字画。

2311  字画、题词

2312  礼品

24   印章

25   图书

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