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陕西理工大学文件材料​立卷归档程序与要求
2013-09-16 16:13   审核人:

 

加强我校文件材料立卷归档工作的标准化和规范化,便于立卷人员具体操作,提高工作效率和案卷质量,根据《国家行政机关公文处理办法》、《高等学校档案工作规范》以及《陕西理工大学文件材料立卷归档暂行规定》等相关要求,特编写本程序与细则。

一、收集文件

1.依据归档范围中的类目名称,参照收发文登记簿以及相关信息,认真检查应归档的各种文件材料是否收集齐全。

2.核对每份文件的正件与附件、印件与定稿、转发件与被转发件、请示与批复等成套材料,以及文件形成日期、印章、发文审稿单等是否完整、准确。

3.检查归档文件纸质有无破损、字迹是否耐久、声像载体图像是否清晰、电子文件能否被识别,发现问题,及时处理。

4.剔除无需归档的文件材料,主要是:重份文件、事务性通知、一般文件的历次修改稿,上级机关普发供参阅、不办的文件材料,机关内部互相抄送的文件以及不应履行公文的行文、介绍信等。

二、分类整理

1.分年度:将文件按形成或针对的年度分开。一般文件归入形成年;跨年度的会议文件归入会议开幕年;跨年度的教学、科研、基建、设备、审计等成套性材料,归入结束年。

2.分机构:将文件按发文机关或承办部门分开。上级普发性文件与针对本校的文件亦应分开,普发性文件按发文机关或问题归类,针对性文件(如批复、答复、通知等)与本校上报的相关文件放在一起立卷。

3.分期限:将不同保管期限(永久、长期、短期)的文件分开,若成套性较强的文件不宜分开时,其保管期限一律从长。

4.分密级:密级分绝密、机密、秘密,绝密文件应分开单独组卷。

三、立卷组合

1.党群、行政、外事、教学等以及其它各类档案中的综合管理性文件,以问题为主,兼顾作者、时间、文种等特征组卷。

2.科研、基建、审计、设备等专业性成套文件材料分别按项目、阶段等组卷。

3.会议文件按会议的届次组合,根据材料数量,一会组一卷或数卷。

4.统计报表、名册、简报、学籍卡、出版物等一般按名称一册为一卷。

5.组卷要力求不跨实体分类法的最下位类,问题相对集中,年代不混,保管期限相同,并注意与上年度分类组卷方法协调一致。

四、卷内文件排列

1.卷内文件一般按重要程度或时间顺序排列。

2.密不可分的文件应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,底稿在后;文字材料在前,图样在后。重要文件的历次修改稿依次排列在定稿之后;案件材料结论、决定性材料在前,依据性材料在后。

3.会议文件,按会议通知、代表名单、议程、开幕词、大会报告、领导讲话、会议发文、决议、选举结果、提案、总结、闭幕词、简报、记录等顺序排列。

4.科研项目材料按申请准备、研究试验、总结鉴定、成果申报、推广应用等阶段排列。

5.基建工程项目按依据性材料、基础性材料、设计材料、施工材料、竣工材料排列。

五、拟写案卷题名

1.案卷题名是指一个案卷的名称或题目,要求以简练、准确的文字,概括揭示卷内文件的内容与成分。

2.案卷题名的构成形式主要有:

(1)责任者+关于+问题+文种(最常用的一种)

一般按问题组卷的案卷标题多采用此形式。

例:教育部、陕西省教委关于招生工作的通知、意见

(2)责任者+时间+问题+文种

年度计划、总结、报表、会议记录等案卷标题多采用此形式。

例:陕西理工大学2017年工作计划、总结

(3)院系名称+届+专业名称+班级+材料名称

学籍、学位档案案卷多采用此形式。

例:陕西理工大学文学院学籍卡、成绩表。

(4)出版物名称+针对时间+期刊号

例:陕西理工学院学报(社会科学版)2006年第1至4期

(5)项目名称+阶段名称+文种

例:陕西理工学院6#教学楼竣工验收报告

3.案卷标题不是一个完整的句子,而是偏正词组,所以末尾一般不用句号,题名中若出现多个责任者或文种时,并列的成分中间可用顿号。

六、送审检查

1.案卷初步组成后,为防止错漏,避免返工,须经档案馆业务指导人员检查、调整、纠正。

2.检查内容主要有五个方面:一查应归档的文件是否齐全、完整,有无重复、无保存价值的文件混入;二查组卷分类是否清晰、准确;三查卷内文件排列是否有序;四查归档文件制作是否符合档案保护要求;五查案卷标题能否简明确切地反映卷内文件内容。

3.对检查中发现的问题应及时予以纠正,确实无法补救的应在卷内备考表中说明。

七、编目

(一)编页号或件号

1.成卷装订的案卷在有文字一面非装订线一侧的下角打上页号;空白页面不编号。

2.一张纸上贴有若干张小纸,每张小纸也算一页;一张大纸若折叠成几张,仍按一页计算。

3.页号尽量不漏不重,若万一编错不要乱涂,需在备考表中说明。

4.书籍、杂志等能利用原有页号的,可不再编号,按“件”对待。

5.声像材料应在装具上或材料的背面逐件编号。

(二)打印卷内文件目录

1.顺序号:按照卷内文件排列的先后顺序,一份文件编一个顺序号。

2.文件编号:填写文件制发机关的发文字号,《简报》等在此栏填写期号。

3.责任者:填写形成该文件的单位或对该文件负有责任的署名者(落款)。

4.题名:即文件标题,一般照实抄录,但没有标题或标题不能反映文件内容的,应重拟标题且外加“[]”号。

5.文件日期:填写文件的形成日期,没有日期的要予以考证。填写时可省略“年”、“月”、“日”,用8位阿拉伯数字表示,例“20040528”。

6.页号,即文件所在页号,填写每份文件的首页号,最后一份文件应填写起止页号。

(三)   填写卷内备考表

1.本卷情况说明:由立卷人填写卷内文件缺损、修改、补充、移出等情况。案卷归档后发生或发现的问题由档案管理人员填写并签名标注时间。

2.立卷人:由组成本卷的责任者签名,一般由立卷单位兼职档案员签字负责,不得由临时工或实习学生代签。

3.立卷单位检查人:由立卷单位分管档案工作负责人签名,侧重对归档文件材料齐全、完整、真实、准确性进行检查和负责。

4.立卷业务指导人:由档案馆业务指导人员签字,侧重对归档文件齐全完整情况的监督和案卷整理质量的检查和指导。

5.立卷时间:填写立卷整理完毕的具体日期。

(四)填写案卷封面

1.填写内容包括案卷标题、归档单位、归档号、起止日期、保管期限、密级等项,没有“密级”的应划斜杠。

2.填写案卷封面需用毛笔或碳素墨水钢笔逐项书写,要求字迹工整、清晰、美观大方。

八、装订

1.案卷装订前要先去除卷内文件上的金属物(订书钉、大头针等)。

2.文件没留装订线的要贴补加边,破损的要裱糊好,幅面较大的要折叠。

3.将卷内文件目录放卷首、备考表置卷末,左、下取齐,用三孔一线法(孔距八公分)装订牢固,注意不倒置、不散页、不压字。

九、编制移交目录

1.先将案卷分为外来文件与本校文件(上级针对本校的文件与本校有关的文件放在一起)两部分,再按保管期限(永久-长期—短期)结合责任者、问题或时间顺序进行系统排列。若有补归以前年度的案卷,应按归档年度顺序依次排在最前面。

2.案卷排列顺序固定后,给每个案卷编写归档号。

3.按照归档号依次填写(打印)案卷移交目录。为便于文档一体化管理和利用,应尽量使用档案管理软件进行著录与编目,实现资源共享。

十一、移交归档

1.部门立卷整理工作完结,须经档案馆相关业务指导人员检查合格后,方可履行交接手续。

2.档案交接时,交接双方要依据案卷移交目录对照案卷封面,逐卷认真核对,发现问题应及时予以处理。

3.交接双方清点无误后,接收人要在移交目录上签名。手续完备的移交目录一式两份,交接双方各执一份存查。

  

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